Сервисы для совместной работы с сотрудниками
Материал подготовлен на основе совместного тренинга Павла Тимца и Павла Ковшарова «Как улучшить работу развлекательного центра? Современные технологии и инструменты».
У меня есть история, которую я рассказываю довольно часто, поскольку она хорошо показывает необходимость автоматизации бизнес-процессов. Это было начало 2000-х, развлекательный комплекс «Лидер» в Санкт-Петербурге. 10 лет я был генеральным директором этого замечательного места. Именно там вырос и сформировался как менеджер.
Хорошо помню момент, когда в «Лидере» устанавливали третий диван рядом с кабинетом главного бухгалтера. Диваны нужны были для того, чтобы людям было удобно ждать в очереди. Главный бухгалтер был назначен учредителями еще и казначеем — согласовывал расходы и выдавал деньги. Наши кабинеты находились недалеко друг от друга, и каждый раз, проходя мимо, я удивлялся количеству людей в очереди. Еще больше меня поражал тот факт, что сотрудники не работают, а просиживают время у кабинета.
Тогда я составил сводную таблицу для учредителей и посчитал, сколько времени в течение месяца люди тратят на очередь в бухгалтерию. Умножил это время на часовую ставку каждого и получил весьма внушительную сумму. С двухтысячных эта очередь стоит у меня перед глазами, напоминая о том, что надо быть прогрессивным и не тратить своё время на задачи, решение которых уже существует.
История с очередью имеет элементарное решение — создание сайта совместной работы. На такие сайты и порталы вносят организационную структуру компании, аккаунты сотрудников с указанием должностей, через эти программы проводят согласование счетов и договоров, осуществляют постановку задач и прочее.
Поскольку этот текст основан на нашем совместном тренинге с Павлом Ковшаровым, расскажу о двух системах, которые используем в работе мы — это Битрикс в FUN24 и Motivity в Zамании.
Павел Тимец и Павел Ковшаров, авторы тренинга «Как улучшить работу развлекательного центра? Современные технологии и инструменты».
Корпоративный портал Motivity. Кейс Павла Ковшарова (сеть семейных парков Zамания)
Сайт совместной работы Zамании собран на базе портала Motivity. На главной странице сайта сотрудники видят меню, календарь тренингов, все основные новости и т. д. Как руководитель я стараюсь отвечать на все вопросы сотрудников, опубликованные на портале, поскольку уверен, что участие руководителя делает среду сайта активной и живой.
Рабочая среда портала Motivity
Мы используем следующие функции Motivity:
- Новостной портал и информационная лента. В большой структуре компании необходимо, чтобы все сотрудники находились в общем информационном поле. Именно здесь мы размещаем все актуальные новости.
- Единая база знаний, которую мы собираем не только в Битрикс24. Motivity оказался более удобной платформой для наших франчайзи. Благодаря сервису они могут видеть всю информацию — от функционала официанта или аниматора до последовательности действий при запуске парка.
Единая база знаний парка развлечений на базе портала Motivity
- Система дистанционного обучения и аттестации персонала. У каждого сотрудника есть личный кабинет, обучающая программа, тесты, рейтинг и карма. К примеру, официанты, пройдя тестирование в системе, должны показать своё знание меню.
- Проведение опросов и голосований внутри компании.
- Календарь мероприятий. В этом календаре ведётся расписание всех занятий внутреннего тренинг-центра. Сотрудники видят анонсы тренингов и могут заранее записаться на обучение.
Внутренний календарь мероприятий парка развлечений на базе портала Motivity
Главный минус Motivity — отсутствие мобильной версии. Есть адаптивная вёрстка сайта, но полноценного мобильного приложения нет.
Сайт совместной работы на базе Битрикс24. Кейс Павла Тимца (развлекательный центр FUN24)
Битрикс24 может быть не только CRM-системой, но и удобным инструментом для постановки и отслеживания задач с широким спектром возможностей:
- Автоматизация совместной работы. Битрикс24 позволяет сформировать виртуальный архив, где собрана вся база знаний компании. Не нужно копить стопки бумаг на столе или сотни папок на компьютере — вся информация хранится в облаке. У каждого сотрудника есть учетная запись с настройками прав доступа. Сотрудник заходит в систему, просматривает или скачивает все необходимые материалы.
- Согласование счетов и договоров. Не нужно носить бумаги по кабинетам, чтобы поставить подписи. В программу заносят счет на оплату и запускают цепочку согласования документа. Больше никаких очередей в кабинет главного бухгалтера!
Согласование счета на оплату в развлекательном центре в Битрикс24
- Постановка задач, тайминг, SMART. Обычно задачи ставят так: руководитель сказал, сотрудник не понял, забыл, задачу потеряли. В Битрикс24 мы формулируем задание, прописываем сроки, цели и назначаем ответственного. У сотрудника практически нет шансов не выполнить работу.
- Видимая структура компании и настройка уровней доступа. Структура отображается в удобной диаграмме. Каждый сотрудник видит, кто какую позицию занимает, может напрямую написать сообщение, задать вопрос и т. д. Это облегчает коммуникацию. Битрикс24 позволяет настроить подчинение внутри системы таким образом, чтобы высшее звено руководителей видело все задачи нижестоящих. У подчинённых сотрудников нет доступа к чужим отделам. У любой задачи есть 4 роли — постановщик, исполнитель, наблюдатель, соисполнитель. В зависимости от роли, предусмотрен различный функционал доступа к редактированию и добавлению файлов, соответственно, разная ответственность и спрос.
- Инструмент «Проекты». Независимо от роли и уровня подчинения в «Проекты» можно добавить разных сотрудников. Например, для осуществления задачи по реконструкции кассовой зоны привлекают дизайнеров, техническую службу и др. Все эти люди общаются, обмениваются файлами и ставят друг другу задачи без присутствия функционального руководителя. У них установлены дедлайны, отображается диаграмма Ганта, видны все сроки исполнения. Это не иерархическая, а матричная система управления. Она считается более эффективной именно для проектной деятельности, когда задействованы кросс-функциональные задачи (разные подразделения совместно работают над общим проектом).
- Совместный календарь. В таком календаре можно фиксировать не только внутреннее планирование компании, но и мероприятия, которые проходят на территории комплекса (дни рождения, корпоративы, бронирования). Продажи дней рождения отдел продаж тоже может вести через эту сетку в календаре.
- Удобный чат-мессенджер. Есть прямая коммуникация, которая в разы ускоряет многие процессы. Звонки и видеозвонки тоже можно осуществлять через Битрикс24.
- Фабрика идей. Любой сотрудник может создать процесс, в котором он предложит реализацию своей идеи. Сотрудник описывает своё видение процесса и ожидаемый экономический или социальный эффект. Если экономический, то указывает сумму, которую предприятие сэкономит в течение заданного периода. Задача уходит на согласование по структуре и доходит до руководителя, который принимает окончательное решение. Если идея одобрена, её осуществляют — выделяются средства, запускают процесс, а сотрудник после успешной реализации получает бонус в виде процента от выгоды компании.
Кейс участника тренинга Дмитрия Чурсанова (развлекательный комплекс «Страна Мадагаскария»)
Благодаря функции «Фабрика идей» мы реализовали задачу по созданию пространства для отдыха родителей с зоной PlayStation. Сотрудник увидел, что пока дети развлекаются, многие родители скучают в ожидании и хотят скорее покинуть площадку. Инициатор задачи предположил, что если мы поставим PlayStation в зоне ожидания, закроем всё пространство и уберём шум от детских игр, то родители захотят провести у нас больше времени. И это действительно оказалась хорошей идеей! Теперь многие папы приводят к нам детей и с удовольствием играют сами, не замечая, как проходит время. Для родителей вход бесплатный, они платят за детей, но при этом отдыхают и сами.
Дмитрий Чурсанов (развлекательный комплекс «Страна Мадагаскария»), участник тренинга.
Любому бизнесу необходимо использовать современную систему постановки задач и единую базу знаний. Не важно будет это Motivity, Bitrix24 или какая-либо другая система, главное, чтобы она отвечала вашим требованиям.
Еще материалы по теме «Современные технологии и инструменты»:
