Календарь мероприятий. Всё идёт по плану

За 17 лет работы в индустрии развлечений мы стали носителями колоссального практического опыта по продвижению мероприятий и привлечению Гостей в развлекательные центры. Самое важное, что мы осознали, и чем спешим поделиться это то, что раннее планирование значительно упрощает жизнь!

Как приверженец целеполагания, активно пользующийся ежедневниками, я решил создать удобный планировщик событий — Календарь мероприятий. Календарь основан на опыте организации событий в развлекательных центрах. Но по большому счету, этот инструмент окажется полезным для любого бизнеса, успешность которого зависит от посещаемости.

Если правильно организовать, то правильно и пройдет

Суть в том, что в Календаре прописаны семь шагов (встреч) по организации любого мероприятия. Это упрощает подготовку и приближает к конечной цели. График показывает, в какой день и что необходимо сделать для соблюдения сроков:

• точные даты начала рекламных кампаний,
• старт продажи билетов,
• даты встреч по сценарию или бюджету,
• время составления отчета по итогам мероприятия и.т.д.

Календарь основан на фишках и инструментах планирования, которые мы активно используем в своей операционной деятельности:

• Матрица Эйзенхауэра. Помогает правильно расставить приоритеты, чтобы делать только важные несрочные дела без спешки и заблаговременно.
• Цикл PDCA. Мы за то, чтобы планировать результаты, работать над ними, анализировать итоги и в следующий раз делать лучше.
• Постановка целей по SMART. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, амбициозными, достижимыми и определены по срокам.

Недостаточно иметь план, надо действовать

Грамотное планирование требует времени: чтобы перенести весь наш 17-летний опыт в Календарь, несколько человек плотно работали четыре месяца. При этом надо понимать, что это не волшебная таблетка, и в любом случае придётся приложить усилия. Но часть работы мы взяли на себя.

По циклу PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — Планирование-Действие-Проверка-Корректировка), как правило, многие компании работают в процессе «Do» (Действие), и почти никто не выполняет шаги по планированию, анализу и корректировке. В Календаре мы детально прописали этап планирования и показали, что важен весь цикл.

Предусмотрены обязательные встречи по части «Check-Act». Это позволяет работать на уровне успешных российских и западных компаний, не затрачивая время на часть планирования. Как результат, став обладателем Календаря, можно просто работать, т. е. делать только «Do», ориентируясь на план.

Календарь мероприятий: 9 плюсов раннего планирования

Если следовать графику организации мероприятий и советам, которые мы приводим в Календаре, можно получить массу преимуществ:

1. Запустить предпродажи. Предварительные продажи приносят деньги заранее. Если продавать новогодние мероприятия в начале осени, можно получить средства за декабрь уже в сентябре, октябре и ноябре. Это экономически рентабельно.
2. Освободить время для работы в высокий сезон. Ближе к мероприятию естественная загрузка центра возрастает. Управленцам раннее планирование даёт возможность накануне мероприятия и во время него работать в зале: общаться с Гостями, отслеживать качество сервиса, отмечать и устранять проблемы, а не заниматься подготовкой мероприятия, так как оно уже организованно.
3. Получить выгодные условия от типографий. Если договориться с типографией заранее, изготовление качественной промо-продукции обойдётся дешевле, к тому же вы избежите очередей.
4. Привлечь лучших информационных спонсоров. Радиостанции, телеканалы, интернет-порталы готовы выступить информационными партнёрами в обмен на билеты, предоставление площадки, зоны для оформления и т. д.
5. Найти лучших партнёров. Кроме информационных спонсоров на мероприятия привлекают поставщиков шоколадной продукции для новогодних подарков, производителей игрушек, алкогольные бренды и т. д.
6. Разработать качественные рекламные макеты, за которые не будет стыдно. Чем ближе мероприятие, тем чаще приходится мириться с совестью. Например, соглашаться на недоработанные макеты. Раннее планирование позволяет в случае необходимости сдвинуть сроки на доработку так, чтобы это не сказалось на общих результатах.
7. Сделать WOW-приглашения и билеты. Мы за то, чтобы создавать необычные и запоминающиеся приглашения. Люди покупают билеты заранее и сохраняют их, так как это пропуск на мероприятие. Если сделать приглашения эффектными, такими, что их захочется показать, сфотографировать, поделиться с друзьями, они станут дополнительными рекламными носителями.
8. Выбрать лучших артистов из тех, кто подходит по цене. Договариваясь заблаговременно с аниматорами, фотографами, ведущими, артистами и др., выше шансы привлечь профессиональных исполнителей по более низкой цене.
9. Получить больше заказов на корпоративные мероприятия. Начиная рекламировать и продавать заранее, мы повышаем вероятность внешних заказов. Человек, купивший билет на Новый год в сентябре, за три месяца поделится своими планами с коллегами, друзьями, родственниками. Сарафанное радио, как мы знаем, один из самых надёжных источников информации. Если друг или коллега скажет: «Я иду отмечать Новый год в развлекательный центр», велика вероятность, что ты доверишься его выбору. Когда мы слышим о мероприятии по радио, ТВ или в интернете, уровень доверия не так высок.

Сколько на самом деле стоит Календарь мероприятий?

Почему я вообще решил об этом написать? Потому что подобного продукта я прежде никогда и нигде не видел. Мы разработали Календарь с нуля, основываясь исключительно на нашем практическом опыте. Отдав много времени и сил этому проекту, я хочу донести, что мы создали реально крутой рабочий инструмент!

Это кейс, который с моей точки зрения, стоит значительно дороже, чем мы его продаём. Для наших предприятий, допустим для развлекательного центра FUN24, мы заплатили бы и 100 и 200 тыс. рублей в год за то, чтобы кто-то сделал работу по детальной проработке графика мероприятий. А мы продаём Календарь за 14 800 рублей.

Когда я начал проводить тренинги, это было не ради денег. Изначально мы обучали своих сотрудников, объясняя, что и как правильно делать. В дальнейшем это переросло в желание поделиться знаниями со всем профессиональным сообществом.

Внутри меня живёт философия, что отдавая — ты получаешь. И Календарь — это одно из сильных знаний, которое у меня есть. Именно поэтому я хочу им поделиться.

Заказать Календарь мероприятий можно здесь >>